年底將近，各大企業(yè)年會(huì)即將隆重登場(chǎng)，企業(yè)通過(guò)舉辦年會(huì)來(lái)展現(xiàn)實(shí)力，總結(jié)本年度工作并發(fā)布下年度工作計(jì)劃，打造品牌形象，拓展員工關(guān)系。這個(gè)時(shí)候是負(fù)責(zé)籌備年會(huì)的部門最繁忙的時(shí)刻了。策劃好一場(chǎng)有創(chuàng)意的年會(huì)活動(dòng)，得到老板認(rèn)可與同事的表?yè)P(yáng)，也許趁機(jī)可以談?wù)劶有降氖吕?。那么，該如何策劃一?chǎng)有創(chuàng)意的年會(huì)活動(dòng)？如何讓活動(dòng)有效的落地執(zhí)行呢？需要做好哪些工作，制定多少活動(dòng)預(yù)算，配備多少活動(dòng)人員，以及用多長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行籌備呢？相信很多人都會(huì)有過(guò)這些困惑和疑問(wèn)，會(huì)之佳建議做好以下三個(gè)階段的工作。

第一階段：策劃提案

場(chǎng)地確定

首先要提前至少一個(gè)月進(jìn)行場(chǎng)地的預(yù)訂，因?yàn)槠髽I(yè)都集中在年底舉辦活動(dòng)，會(huì)場(chǎng)的預(yù)訂會(huì)非常緊張，定的越早費(fèi)用可談，場(chǎng)地可選，在預(yù)訂之前要對(duì)參會(huì)人數(shù)進(jìn)行充分的預(yù)估，沒有參會(huì)人員數(shù)據(jù)，就沒法進(jìn)行下一步，更無(wú)法確定預(yù)算等其它事項(xiàng)。在確定人數(shù)后，要篩選出三家會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行比較，因?yàn)槊考业那闆r不同，要進(jìn)行實(shí)地考察，確定細(xì)節(jié)，貨比三家后再最終選定。

主題策劃

在方案審定后，就要進(jìn)行主題內(nèi)容的策劃了。一個(gè)好的年會(huì)主題一定是要緊扣公司本年度工作成果和下一年度的經(jīng)營(yíng)方向，要體現(xiàn)公司的價(jià)值觀和文化，一場(chǎng)好的公關(guān)活動(dòng)策劃，要經(jīng)歷從最初的一個(gè)點(diǎn)子，通過(guò)不斷反復(fù)討論來(lái)完善修改，最后變成了一個(gè)大創(chuàng)意。要高度的提煉和總結(jié)，形成視覺形象符號(hào)。每個(gè)人可以腦洞大開、集思廣益、天馬行空的提出幾個(gè)主題，進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，要體現(xiàn)出高水準(zhǔn)的創(chuàng)意，也可以借助外部會(huì)務(wù)公司協(xié)助策劃完成，畢竟一場(chǎng)大規(guī)模的會(huì)議活動(dòng)最終還是要外部服務(wù)公司來(lái)落地執(zhí)行的，服務(wù)公司可大大節(jié)省時(shí)間，提高效率。

方案編寫

在確定場(chǎng)地后，接下來(lái)就要進(jìn)行方案的編寫工作了，時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議目的、會(huì)議預(yù)通知、會(huì)議大概議程、費(fèi)用預(yù)算等，方案要經(jīng)過(guò)反復(fù)討論、完善、修改，上報(bào)后進(jìn)行最終的審定。

活動(dòng)議程

接下來(lái)，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是活動(dòng)議程了，要充分考慮本次活動(dòng)的重點(diǎn)事項(xiàng)和環(huán)節(jié)，緊緊圍繞主題元素進(jìn)行內(nèi)容策劃，做到形式和內(nèi)容完美結(jié)合，整個(gè)活動(dòng)節(jié)奏緊湊不拖拉，氣氛熱鬧、歡快。

第二階段：落地實(shí)施

確定人員

要設(shè)置專門的會(huì)議部門，成立會(huì)議小組，設(shè)置總負(fù)責(zé)人，確定每個(gè)工作人員的職責(zé)和工作內(nèi)容，并進(jìn)行相關(guān)人員協(xié)調(diào)、并做到有效監(jiān)督與指導(dǎo)，確保工作進(jìn)度。

外部服務(wù)商確定

篩選執(zhí)行力強(qiáng)的會(huì)議服務(wù)公司來(lái)配合方案的落地執(zhí)行，包含會(huì)場(chǎng)的搭建、視覺形象的設(shè)計(jì)制作、氣氛布置、道具制作，燈光音響設(shè)備、彩排演練等環(huán)節(jié)都是必不可少的，要反反復(fù)復(fù)確定溝通、確定、落實(shí)、要把控好細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗。

方案調(diào)整

方案再好，也是方案，在執(zhí)行過(guò)程中，都會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，面臨新的問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行修正和把控，是否有超預(yù)算、人員變動(dòng)等等的備選預(yù)案，這些是對(duì)策劃方案的檢驗(yàn)，是對(duì)組織者臨場(chǎng)控制與豐富的會(huì)議策劃、組織、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的考驗(yàn)。

落地實(shí)施

在實(shí)施階段，現(xiàn)場(chǎng)的整體把控和氣氛的調(diào)動(dòng)尤為重要，需要進(jìn)行充分的彩排，主持人必須熟悉整個(gè)會(huì)議的議程和環(huán)節(jié)及公司重要的領(lǐng)導(dǎo)人物，并具備超強(qiáng)的臨場(chǎng)掌控的能力，通過(guò)主持人的串聯(lián)讓整個(gè)活動(dòng)節(jié)奏有序，豐富而精彩。

第三階段：效果評(píng)估

活動(dòng)總結(jié)

舉辦完活動(dòng)后要進(jìn)行充分有效的評(píng)估工作，形成會(huì)議總結(jié)報(bào)告，總結(jié)好的和壞的問(wèn)題，主觀和客觀的原因，對(duì)實(shí)際費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并和預(yù)算進(jìn)行比較，避免下次再出現(xiàn)同樣的問(wèn)題，還要整理好各種會(huì)議資料等等。

布馬文化認(rèn)為每一場(chǎng)會(huì)議或者活動(dòng)要解決的就是人、財(cái)、物資源的調(diào)配問(wèn)題，并在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段做好有效把控，既要有創(chuàng)意爆棚的策劃方案、完美的視覺形象、又要有可落地的執(zhí)行方案，并有備選預(yù)案進(jìn)行及時(shí)修正和調(diào)整，把握好細(xì)節(jié)。