自從朋友們知道我在會(huì)務(wù)公司上班，每次聊起工作他們總會(huì)對(duì)我投來敬佩的眼光——能把那么繁瑣復(fù)雜的活兒捋順，還能辦得井井有條，到底有什么秘訣？！

不著急，今天我們會(huì)之佳就為大家準(zhǔn)備了一份完整版的會(huì)務(wù)籌備流程明細(xì)，趕緊拿走拿走別客氣！

一般來說，會(huì)務(wù)活動(dòng)籌備可以分成三個(gè)階段以及N個(gè)板塊。

一、會(huì)前準(zhǔn)備階段

1.確定會(huì)議主題及環(huán)節(jié)：

常見的會(huì)議主題你肯定有聽過——超越自我！勇往直前！感恩有你！

不要覺得沒有新意，其實(shí)這些會(huì)議主題的確定，一要切合實(shí)際，二要結(jié)合公司需求，畢竟哪個(gè)老板不想員工能奮發(fā)向上呢？

而會(huì)議環(huán)節(jié)設(shè)定中，要考慮到會(huì)議時(shí)長、參與人員、項(xiàng)目的可實(shí)操性，比如會(huì)前發(fā)言、會(huì)中討論、中場互動(dòng)游戲、以及會(huì)后總結(jié)等，有時(shí)如果互動(dòng)游戲調(diào)動(dòng)不了會(huì)議人員的積極性，則實(shí)操意義也不大。

2.要確定會(huì)議的when、who、where：

一般大型會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)，都會(huì)以參會(huì)人員以及公司主體需求為前提確立，一般會(huì)提前一到兩個(gè)月（甚至更早）確定大致會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)。

而其中出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務(wù)人員)的名單及總體數(shù)量，也會(huì)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行確定和把控。

3.確定會(huì)議文件和材料的準(zhǔn)備：

會(huì)議中所需用到的宣傳和閱讀資料、參會(huì)人員名單，食宿安排明細(xì)表，會(huì)議日程表以及坐席規(guī)劃表、會(huì)中服務(wù)人員工作安排表等，都需在這一板塊提前規(guī)劃好，因?yàn)殡S時(shí)可能會(huì)有變動(dòng)，所以提前準(zhǔn)備避免會(huì)有疏漏。

（大型會(huì)議對(duì)舞臺(tái)及展示幕墻的搭建要求也比較高，最好提前訂好場地留足施工檔期）

4.敲定會(huì)議成本和經(jīng)費(fèi)預(yù)算：

會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的多少，將會(huì)直接影響到會(huì)議效果以及項(xiàng)目進(jìn)程，也有公司是提前規(guī)劃好預(yù)算，再開始策劃會(huì)議。一般的成本預(yù)算可以分為顯性成本和隱性成本兩類，

顯性成本指會(huì)議明顯的耗費(fèi)，比如場地費(fèi)、辦公文具資料費(fèi)，衣食住行補(bǔ)貼費(fèi)等。

隱性成本則是指因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值，一般此項(xiàng)不大會(huì)被注意到，這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的 3 倍再乘以 2 計(jì)算。

5.確定會(huì)議組織和分工：

會(huì)議的組織分工是維持會(huì)議秩序的關(guān)鍵，哪個(gè)環(huán)節(jié)由哪些人負(fù)責(zé)、要求和目標(biāo)是什么、怎么落實(shí)執(zhí)行、又要怎樣監(jiān)督，都需一一明確。

6.會(huì)場布置：

會(huì)場具體布局前幾期有詳細(xì)講解，請(qǐng)戳這里——會(huì)場布置到底怎么擺？看你想要開什么會(huì)！

另外，在確定布局之后，會(huì)場一應(yīng)設(shè)施都需在提前采購或租借妥當(dāng)，并且在會(huì)議前需再次調(diào)試確認(rèn)是否可以正常使用，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。

（會(huì)前整齊大氣的會(huì)場布置，給來賓留下完美的第一印象。）

二、會(huì)議進(jìn)行階段

到了會(huì)議開始之后，更多的工作都集中在會(huì)議秩序、做好會(huì)議記錄以及處理突發(fā)狀況這三大塊。

一般前兩部分都不會(huì)出太大問題，唯有突發(fā)狀況是無法預(yù)料的，這就非?？简?yàn)籌備者和會(huì)議負(fù)責(zé)人的應(yīng)變能力和經(jīng)驗(yàn)了。

常見的突發(fā)情況會(huì)出現(xiàn)參會(huì)人員身體不適、設(shè)備突然故障、布景垮塌等問題，所以最好是把這類問題的解決方案也列入籌備策劃案中，以便可以隨時(shí)應(yīng)對(duì)。

（需提前安排媒體拍攝機(jī)位，找準(zhǔn)角度才能拍出理想效果）

三、會(huì)議結(jié)束階段

會(huì)議結(jié)束之后，首先要收拾會(huì)場恢復(fù)原樣，隨后要及時(shí)回收相關(guān)文件，整理公關(guān)宣傳稿件或清算剩余會(huì)議費(fèi)用。

根據(jù)保密原則，該收回的收回，該匯總的要及時(shí)匯總。組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離開時(shí)間，提前安排車輛，送站人員等。

以上，就是籌備一場常規(guī)大型會(huì)務(wù)的流程明細(xì)，說復(fù)雜也不復(fù)雜，但要面面俱到也不是易事，不過等整理完全部會(huì)務(wù)項(xiàng)目，我才深切體會(huì)到——籌備會(huì)議時(shí)找一家能一站式服務(wù)的會(huì)務(wù)公司，真的很有必要，不但萬事不愁，還不用擔(dān)心最后吃力不討好，簡直超級(jí)幸福！

如果你也有會(huì)務(wù)困擾，

請(qǐng)聯(lián)系武漢會(huì)之佳！