會(huì)場(chǎng)布置完畢要根據(jù)開會(huì)時(shí)間來確定。

如果是上午召開，務(wù)必在前一天晚上布置完畢；如果是在下午召開，務(wù)必在當(dāng)天上午布置完畢；如有特殊情況，根據(jù)實(shí)際情況來安排時(shí)間。座序和桌牌。按照參會(huì)人數(shù)，排好座序（以便參會(huì)人員查看座位），打好桌牌。這里要特別注意主席臺(tái)的座序（座序有很大的講究，以后再詳細(xì)講解）和桌牌，因?yàn)榕_(tái)上座的不是領(lǐng)導(dǎo)就是嘉賓，座序和名字千萬(wàn)不能打錯(cuò)，要反復(fù)核實(shí)。排列座序和打印桌牌之前還有一道工序，收集參會(huì)人員名單，主席臺(tái)參會(huì)人員臨會(huì)前有變化要趕緊補(bǔ)上和調(diào)整座序。這里要再啰嗦一下，會(huì)議室門口和路線轉(zhuǎn)角要張貼會(huì)議指示牌，如果是特別大型的會(huì)議，還要在公路顯眼處擺放較大的指示牌。

1.擺放話筒。如果條件允許，主席臺(tái)所有人都要擺放話筒；如果話筒不夠但發(fā)言人數(shù)較多，擺放中間3-4個(gè)固定話筒，根據(jù)發(fā)言順序兩邊擺放流動(dòng)話筒。如果臺(tái)下需要有人到臺(tái)上發(fā)言，一種可以在主臺(tái)最右邊（根據(jù)會(huì)場(chǎng)情況擺放左邊還是右邊）留出空位，另一種可以在主席臺(tái)最右邊擺放一個(gè)固定發(fā)言席，臺(tái)下發(fā)言人的順序排布根據(jù)長(zhǎng)幼、進(jìn)出方便來排列（和第二個(gè)步驟有聯(lián)系）。擺放完畢逐個(gè)試音，并調(diào)節(jié)音響聲音大小。

2.擺放資料。如果會(huì)議資料有標(biāo)明順序則按順序排列；如果沒有標(biāo)明，則按會(huì)議議程內(nèi)容排列，以方便參會(huì)人員閱讀；如果其中有A3、A4資料，則A4在上、A3在下，記住一個(gè)原則——先小后大、先短后長(zhǎng)。（不需要擺放資料則不管）

3.播放視頻。不管是看電視直播還是投影，一定要備用一臺(tái)電視或電腦并安排2-3名工作人員在側(cè)屋待命，操作人員隨時(shí)在側(cè)屋觀察播放情況。調(diào)試好后要反復(fù)觀看，避免在開會(huì)時(shí)出現(xiàn)影像卡頓等情況。4.后勤保障。一是電源燈光。務(wù)必聯(lián)系供電局是否停電，并備好發(fā)電機(jī)。二是茶水準(zhǔn)備。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求、天氣、開會(huì)時(shí)間長(zhǎng)短等情況來確定是否擺放茶杯或礦泉水。三是會(huì)標(biāo)。用LED燈的要查看LED燈是否可以使用，不能使用要及時(shí)修理；用橫幅的要量好尺寸和字體大小，最遲會(huì)前1小時(shí)拉好。四是工作人員。如允許工作人員參加或人員充足，那么最好在座位最后邊待命2-4個(gè)工作人員。