開會，首先必須得了解會議的意義、目的，為什么開會，這是現(xiàn)代社會的會議一大弊病。會議首先是一個集思廣益的渠道，是顯示一個組織或一個部門的存在，是一種群體溝通的方式。真正了解開會的意義，那么目的就不是那么的難以理解。通過開會，可以開展有效的溝通，傳達咨詢，監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾，達成協(xié)議與解決問題，資源共享，開發(fā)創(chuàng)意，激勵士氣，鞏固主管地位。通過理解了開會的意義與目的，那么，會議就有了一個很好的方向。其次，知道會議的種類以及頻率可以準確的判斷在何種情況下需要一個什么樣的會議，從而達到會議的最終目的。通過在思想層面對會議有確切的認識，形成一個具體的會議體系，高效的會議就已經(jīng)到達的一半的效果。

常常聽到一句話，細節(jié)決定成敗。一個小小的錯誤或許就會讓一切崩潰，一切準備都被毀去。一個高效的會議，不只是簡簡單單了解其背后的主旨就能完事，會議前的準備，會議中的靈機應(yīng)變，會議后的完美結(jié)尾，都是會議效率中不可缺少的關(guān)鍵因素。首先，會議前的準備，主要是確定是否要開會、準備工作的作用、準備工作核對單、主持人的準備工作。通過準備工作，可以選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式，并且使參會者能對討論有清楚的方向可循，可以清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)，從而節(jié)省時間與減少沖突。而準備工作核對單是準備工作的具體形式，它能更好的使參會者了解會議的各種方面的信息，是必不可少的。會議的主持人其實是貫穿會議的整個流程的，是會議中最關(guān)鍵的因素。主持人在會議前可以通過設(shè)定溝通目標，制定行動計劃，預(yù)備可能的爭執(zhí)，并且進行SWOT分析，這些準備工作的完成，就能使主持人在會議的開始時有一個完美的開始。其次，在會議的進行中，很多人都遇到過各種各樣的突發(fā)情況，這不只是需要在會議的準備工作中多下心思，更要學(xué)會在會議中靈機應(yīng)變，能夠很好的解決會議中出現(xiàn)的突發(fā)事件，避免不必要的尷尬狀況。而這一切就需要主持人能夠發(fā)揮其作用。主持人必須學(xué)會傾聽，并且掌握實際的說話技巧?？梢酝ㄟ^點頭且微笑，眼神的接觸，發(fā)出傾聽的聲音，身體向前傾，重復(fù)和總結(jié)，必要時做做記錄。這些具體化的技巧能夠體現(xiàn)反映一個會議的層次性，使會議具有良好的氛圍。而突發(fā)的情況中，可以用話語或非語言的暗示，也能事先提醒關(guān)于會議的程序和時間限制或重申會議規(guī)范，反問法，以及點名發(fā)言、重復(fù)問題和突出他的貢獻，并且用總結(jié)的方式結(jié)束。上述都是可以在特殊的情況下會議中的具體解決方式，主持人確切地應(yīng)用這些解決技巧來應(yīng)對會議中各種類型的發(fā)言者，使會議回到正確的軌道，從而使會議的高效夠體現(xiàn)出來。最后，會議的完美結(jié)束，會后跟進是每一個會議參加成員必須的工作，必須做到作參為者的會后跟進，作為主持人的會后跟進，自我評定，怎樣提高下次會議的質(zhì)量和關(guān)習(xí)慣。參會者要做的跟進是在拿到會議記錄以后要細讀，分析不同參會者的眾生相，考慮自己任務(wù)的完成方法和會議是一項新任務(wù)的開始。主持人在會議結(jié)束后的會后跟進工作中要認真請大家填寫會議評估表，針對意見作出改進措施，詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事，制定跟進計劃、負責(zé)跟進，如有需要找高層協(xié)助，如計劃進行順利、取消消磁會議，會議之后檢討得失。會議的具體流程到此就已經(jīng)結(jié)束，一個高效的會議是每一個會議者都想要的結(jié)果。而高效并非是想要就能得到，它需要認真的準備態(tài)度和認真的會議精神。

不知大家是否已經(jīng)了解如何開一個高效會議？如要開一個高效的會議，為提高下次會議的質(zhì)量，把我就這樣來吧。只有必要時才開會，會前要做準備，事先頒發(fā)議程，準時開會準時結(jié)束，有意識把握會議的方向，注意力集中在政策和行動上，會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論，會議成功只有用結(jié)果衡量，強調(diào)實施所有的決定，鼓勵沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點，刪除重復(fù)的話題。概括來說，高效會議的關(guān)鍵就是上述十條，其具體的技巧也是對高效會議具有指導(dǎo)性的。