前段時間小編在朋友圈里發(fā)了小調查問卷——你最怕在大型會議中遇到什么狀況？

結果有點出乎意料，但也在情理之中：

第一：吃不好。

第二：睡不好。

在傳統(tǒng)的會務籌辦過程中，訂餐住房都是最“吃力不討好”的環(huán)節(jié)——除了燒錢、費時間還容易被投訴。

找酒店、訂房間、訂餐廳、確定菜單……籌備過程中各種各樣的小問題，有時只是改動一個小細節(jié)，就又要重新征集意見，統(tǒng)計人數或收集信息資料。

不僅耗費大量時間，還得擔心會不會因信息傳遞不及時而出現(xiàn)紕漏。

但在各行各業(yè)都講求數字化的今天，傳統(tǒng)會務方式已經向數字會務轉變。

專業(yè)的會務公司掌握全國各地最全的餐飲、住宿、會場數據庫，根據需求快速匹配合適的場地，給出最佳推薦方案。

一、住宿不再糾結

1. 住哪里最合適？

住宿需要提前訂好，住哪里最便捷、住幾天、住多少人怎么分配、對酒店是否有功能要求……這些都是籌備時需要考慮到的問題。

有些客戶還會對酒店功能有要求，比如酒店是否具備露天泳池、酒吧、KTV等特色設施。

根據線上提交的參會人員信息，在數據系統(tǒng)內進行智能匹配，免去了一家一家對比篩選的麻煩，快速了解酒店剩余房間數和酒店特色。

2. 住哪里最省錢？

酒店性價比也是一大考慮問題。既能住好又能省錢才是最佳方案。所以選擇幾星級酒店，住宿怎么安排房間，不同房間價格都需要一一考慮。

承辦多年的會務公司和各大酒店服務商簽訂長久合作關系，擁有自己一套對應的價格體系，根據客戶入住時間匹配到最優(yōu)惠的酒店。

二、用餐更加滿意

1. 確定菜單及上菜時間

通過參會人員提供的信息，我們能更快的知道參會人員的用餐習慣和禁忌，若是用餐人員里有孕婦或者是過敏人士，通過備注信息我們可以很好地避免“踩雷”，制定一份健康安全又能讓大部分人吃得滿意的菜單。

確定菜單后，還要確定上菜時間。這就涉及到現(xiàn)場時間把控的問題。廚師備菜需要時間，上菜需要時間，人員入座也需要時間……

使用線上簽到的方式后，可以實時掌握到來賓的到達信息，根據到達人數和到達時間合理分配上菜時間，盡量避免讓來賓等待太久或者有上菜太早，菜品冷掉的問題

2. 確定上菜時間嘉賓落座的用餐區(qū)分配

不同嘉賓落座的用餐區(qū)大有講究，以前是根據統(tǒng)計到的信息根據企業(yè)方要求進行機械地分配，有了數字會務以后，不僅統(tǒng)計和人員分配更便捷，玩法也多了起來。

有的公司年會以h5測試的方式隨機分配餐桌，參會人員只知道自己就坐的餐桌號，等正式就餐的前一刻才知道和自己坐同一張桌子的會是哪些同事。

會務籌備真的一點都不簡單，繁瑣之余責任也很重，要辦得讓老板滿意，還得讓來賓安心，沒有一定經驗和資源，真不敢攬這等“瓷器活”。

會之佳除了有全國多家星級酒店及供應鏈的資源支持，數字化的管控和籌備方式讓您的訂餐住宿籌備更便捷和滿意。