一、需要準(zhǔn)備的會議材料和物品

1、需準(zhǔn)備的會議文件資料

（1）會議的指導(dǎo)文件。如上級下發(fā)的政策性、部署性文件

（2）會議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等

（3）會議程序文件。包括議程文書、日程、程序等

（4）會議參考文件。如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料等書面材料

（5）會議管理文件。包括會議通知、保密制度等文件

2、需準(zhǔn)備的會議物品與設(shè)備

常用文具、印刷設(shè)備、會場裝飾用品、試聽器材、通信設(shè)施、交通工具、生活衛(wèi)生用品、專門用品等。

二、準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿

1、開幕詞

（1）定義，開幕詞是在會議開始時(shí)，由會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會所做的重要講話。

（2）內(nèi)容，開幕詞的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面，

標(biāo)題：會議名稱加“開幕詞”，或只寫“開幕詞”

日期：用圓括號標(biāo)于標(biāo)題正下方

稱謂：“同志們”、“各位來賓”、“女士們，先生們”等

正文:宣布會議開幕，簡述會議的背景、目的、主要任務(wù)等；提出對與會者的希望與要求；最后是祝詞

2、祝酒詞

（1）定義：祝酒詞是在重大慶典、友好往來的宴會上發(fā)表的講話。主方的祝酒詞主要是表示對來賓的歡迎；客方的祝酒詞主要是表示對主方的謝意。

（2）寫法：首先，開頭部分表示歡迎、問候或感謝。其次，簡略地表述主人必要的想法、觀點(diǎn)、立場和意見，既可以追述已經(jīng)獲得的成績，也可以暢敘友情發(fā)展歷史，還可以展望未來。最后，結(jié)尾可用“讓我們?yōu)?span style="font-family:Calibri">......干杯”或以“為了......讓我們干杯”表達(dá)禮節(jié)性的祝愿。

3.講話稿

(1)定義。講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會中所作的講話稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對會議的指示和關(guān)心。

(2)寫法。講話稿的寫法，就內(nèi)容來講，應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

肯定會議的重要性;

評價(jià)過去的工作;

點(diǎn)出當(dāng)前值得注意的問題;

指明今后的方向和目標(biāo);

評價(jià)會議中心議題; .

提出原則性的意見，向大會提出希望。

4. 閉幕詞

(1) 定義。閉幕詞是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位舉行隆重會議閉幕時(shí)，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會議所作的總結(jié)性講話。

(2) 寫法。閉幕詞的基本寫法。閉幕詞的寫法相對開幕詞而言形式可更靈活一些，沒有固定形式。一般來說，閉幕詞主要包括以下內(nèi)容:首先會議完成任務(wù)的概括;其次，對會議的評價(jià)；最后，對服務(wù)部門與人員的感謝。

三、起草會議報(bào)告、決議草案

1.會議報(bào)告是會議文件的一種。會議報(bào)告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機(jī)構(gòu)或有關(guān)代表會議所做的工作匯報(bào)。

2.一經(jīng)會議討論通過，會議報(bào)告便由陳述性文件轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，成為指導(dǎo)和保證會議成功的主要文件，成為引導(dǎo)代表展開討論的重要基礎(chǔ)，會后將成為有關(guān)方面工作的綱領(lǐng)。

四、準(zhǔn)備會議材料的要求

1.秘書草擬會議所需文件目錄，領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，著手準(zhǔn)備

2.準(zhǔn)備每人一個(gè)文件袋，如有必要可在文件袋上寫上與會者的姓名。

3.認(rèn)真校對會議文件

4.做好會議文件的分發(fā)工作.

5.分發(fā)重要文件一般要編號、登記。

6.一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。

7.秘書在為會議準(zhǔn)備齊全后，制作文件資料目錄，將所有文件統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會人員。

8.分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。

五、準(zhǔn)備會議物品和設(shè)施

1.常用文具。如筆、紙等常用文具。

2.會場裝飾用品。如花卉、旗幟、會標(biāo)、會徽、宣傳畫、標(biāo)語口號。

3.印刷設(shè)備。如打字機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等。

4.會場基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機(jī)、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設(shè)施等。

5.視聽器材。如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機(jī)、錄音機(jī)、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等。

6.通信設(shè)施。如傳真機(jī)、電話機(jī)、電視機(jī)、計(jì)算機(jī)以及相應(yīng)的通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。

7.交通工具。如小轎車、大巴士等接送與會者的車輛。

8.生活用品。如茶水、茶杯、紙巾以及其他生活用品。

9.特殊用品。即特殊性會議上所使用的物品，如頒獎(jiǎng)的獎(jiǎng)品與證書，選舉的選票、投票箱、開幕式剪彩時(shí)用的彩帶和剪刀等