開會(huì)前我們總說要反復(fù)考察會(huì)議場(chǎng)地，但到底考察哪些項(xiàng)目，要注意哪些細(xì)節(jié)呢？

很多籌備組一般只會(huì)考察場(chǎng)地的硬件措施，但最容易影響會(huì)務(wù)效果的，卻是以下這些“軟件”。

1、會(huì)場(chǎng)布局

考察會(huì)場(chǎng)大小時(shí)，會(huì)場(chǎng)的格局是否方正、層高是否適宜、會(huì)場(chǎng)大小與來賓人數(shù)是否相符（太大或太小都會(huì)影響會(huì)務(wù)經(jīng)費(fèi)和開會(huì)質(zhì)量，適中的場(chǎng)地則可避免這種情況）、是否需要另外搭建背景或舞臺(tái)等。

會(huì)議畢竟是比較重要的活動(dòng)，所以選擇會(huì)議廳的時(shí)候也要注意內(nèi)部的裝潢，不說金碧輝煌，看起來很貴氣，至少要大氣舒適，布置得簡(jiǎn)約明了，沒有花花哨哨的布置，而是很整潔明亮。

2、交通

場(chǎng)地的交通調(diào)度空間是否充足？各個(gè)交通站點(diǎn)到主場(chǎng)地的時(shí)間需要多少？交通站點(diǎn)是否需要設(shè)置接待來賓的位置？來賓下車地點(diǎn)與主場(chǎng)地的距離是否太遠(yuǎn)？

這些都是需要考察的問題。

了解掌控這些多變問題，可以避免耽誤行程，同時(shí)也能給嘉賓提供貼心周到的服務(wù)體驗(yàn)。

3、酒店場(chǎng)地位置

雖然有些會(huì)務(wù)活動(dòng)因?yàn)閬碣e的人數(shù)規(guī)模問題，可能只會(huì)使用酒店部分宴會(huì)廳。

但為了避免相互干擾，會(huì)務(wù)組在勘察場(chǎng)地時(shí)還是要仔細(xì)詢問同時(shí)間段都有哪些活動(dòng)正在進(jìn)行，如果有，屆時(shí)是否會(huì)影響酒店相關(guān)設(shè)施的使用？

重點(diǎn)考察問題有：周邊商圈及在建項(xiàng)目、周邊銀行、所策劃活動(dòng)是否需要報(bào)備審批以及酒店同期是否有政府活動(dòng)等。

其實(shí)大多數(shù)時(shí)候最好是避免選擇政府指定的會(huì)務(wù)酒店，因?yàn)橐坏┡c政府會(huì)議撞檔，則需重頭安排時(shí)間地點(diǎn)，這極大增加了工作量，來賓對(duì)此次會(huì)議的印象和體驗(yàn)也不好。

4、嘉賓入場(chǎng)環(huán)節(jié)

簽到處以及入場(chǎng)通道作為來賓對(duì)整場(chǎng)會(huì)議的第一印象，這兩處一定要選一個(gè)位置明顯又方便來賓辦手續(xù)的地方。如果是大型會(huì)議，還需留出排隊(duì)等候的空間。

重點(diǎn)考察問題有：什么地方可以搭建或擺放宣傳背景物料、停車場(chǎng)車位數(shù)量及收費(fèi)情況、戶外是否需要擋雨棚或搭建裝飾區(qū)等。

另外，如果選用設(shè)計(jì)感較強(qiáng)的會(huì)議場(chǎng)地，則需留意比如電梯、樓梯、走廊等區(qū)域，看標(biāo)示是否明顯，以免出現(xiàn)突發(fā)情況人員無(wú)法及時(shí)疏散。

5、餐、房、娛樂設(shè)施

客房的房型價(jià)格及升級(jí)政策、餐廳營(yíng)業(yè)時(shí)間及環(huán)境設(shè)施（如音響、投影儀等）是否齊全、特殊情況是否可以規(guī)劃獨(dú)立場(chǎng)地供會(huì)務(wù)來賓專用等，這些問題都是需要細(xì)致地列表考察。

對(duì)于大家最容易疏忽的娛樂設(shè)施環(huán)節(jié)，一定要提前跟酒店方溝通清楚可提供的娛樂項(xiàng)目、消費(fèi)價(jià)格及優(yōu)惠方式，有時(shí)這些娛樂項(xiàng)目可能會(huì)因?yàn)樯?jí)維修等問題無(wú)法正常使用，這會(huì)導(dǎo)致來賓的體驗(yàn)非常不好。

6、籌備區(qū)域

為了保證會(huì)務(wù)順利開展和完善收尾，避免最后無(wú)法實(shí)現(xiàn)策劃效果，籌備區(qū)域的尤其需要提前檢查清楚。

重點(diǎn)考察問題有：場(chǎng)地硬件設(shè)施是否可正常使用（如燈光、舞臺(tái)等）、場(chǎng)地包含的物料（包括鮮花酒水等）、化妝間的物料配備（如衣架、鏡子、插座等）、電箱數(shù)量及電量、卸貨通道位置及卸貨規(guī)則、貨梯數(shù)量及容積尺寸等。

比如活動(dòng)中AV設(shè)備的正常使用的燈光、音響、視頻一般會(huì)采取分開接電的方式，以避免相互干擾，所以會(huì)務(wù)組需要與酒店溝通用提供的最大電量以保證互動(dòng)中所用及的設(shè)備能正常使用。

而如果貨梯或客梯過小，可能會(huì)變更制作物品的結(jié)構(gòu)及尺寸，如果制作物品中有異形結(jié)構(gòu)且不能進(jìn)入貨梯的，還需要與酒店方協(xié)調(diào)。