籌備會(huì)議當(dāng)然離不開印刷品的準(zhǔn)備，一個(gè)會(huì)議的效果好壞、成功與否、用戶體驗(yàn)是否好，印刷品因素占很大比重。

像營(yíng)銷會(huì)議、銷售會(huì)議、年會(huì)、高峰論壇、行業(yè)論壇、總結(jié)會(huì)、客戶見面會(huì)、新品發(fā)布會(huì)、展銷會(huì)等等，都需要各種不同定位的印刷品。

雖然現(xiàn)在我們都普及推廣了數(shù)字會(huì)務(wù)，但還是有些必須印刷的會(huì)務(wù)資料以及宣傳推廣資料需要提前準(zhǔn)備。

這些印刷資料除了可以更直觀給來(lái)賓對(duì)會(huì)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行更深入的了解，同時(shí)也大大提高了會(huì)務(wù)的儀式感，對(duì)企業(yè)還能實(shí)現(xiàn)一定的側(cè)面宣傳作用。

印刷項(xiàng)目

因?yàn)閿?shù)字會(huì)務(wù)的運(yùn)用，像會(huì)前需要準(zhǔn)備的大會(huì)專用信封、信紙、通知、報(bào)名表等現(xiàn)在都可以省略了。

而邀請(qǐng)卡、餐券、節(jié)目手冊(cè)、禮品盒等，有些企業(yè)還是喜歡用印刷品，有些也選擇了直接用電子券代替，依照會(huì)議規(guī)模及大會(huì)預(yù)算，這些項(xiàng)目都可調(diào)整增減。

至于會(huì)務(wù)宣傳冊(cè)、海報(bào)、橫幅、背景墻、禮品包裝以及各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)證書、支票牌、名牌、戶外廣告牌等必須的印刷品，一般會(huì)務(wù)籌備組會(huì)交給專門的設(shè)計(jì)公司制作這一系列的印刷物料。

設(shè)計(jì)人員會(huì)通過(guò)CIS即大會(huì)識(shí)別系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)（包括大會(huì)標(biāo)識(shí)、字體、色系搭配、甚至主題標(biāo)語(yǔ)等），以確保風(fēng)格統(tǒng)一。

這樣一來(lái)，切合會(huì)務(wù)主題之余又能凸顯會(huì)務(wù)精神，還能給來(lái)賓留下良好又深刻的印象，統(tǒng)一的形象設(shè)計(jì)也能使大會(huì)顯得規(guī)范、莊嚴(yán)、有序。

但這些印刷制品制作出來(lái)之后，我們作為主辦方又要怎樣檢查是否符合要求呢？

重點(diǎn)印刷項(xiàng)目要求

會(huì)務(wù)宣傳冊(cè)

設(shè)計(jì)一份實(shí)用又精美的會(huì)議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會(huì)者留存，不僅用來(lái)宣傳，還可在將來(lái)讓人們津津樂道。

在印刷宣傳冊(cè)時(shí)，我們要注意將重要訊息放在封面，避免陳詞濫調(diào)，不論紙質(zhì)還是選擇的圖片字體都需要看起來(lái)更有價(jià)值感，必要時(shí)還可以利用權(quán)威人士的推薦來(lái)增加可信度。但最重要的是，要在宣傳冊(cè)中提供明確的報(bào)名方式或參與途徑。

海 報(bào)

海報(bào)的制作有兩個(gè)要素必須考慮：內(nèi)容和布局，海報(bào)的尺寸通常與擺放的位置有關(guān)，而海報(bào)的尺寸又將決定你的海報(bào)上信息量的多少。所以，在定制海報(bào)前我們需要確定好場(chǎng)地布置以及海報(bào)位置！

海報(bào)的構(gòu)成要素必須化繁為簡(jiǎn)，盡量挑選重點(diǎn)來(lái)表現(xiàn)，形象和色彩必須簡(jiǎn)單明了，這樣才能保證海報(bào)的吸引力。

因?yàn)楹?bào)是你會(huì)務(wù)形象的介紹，圖形可以比文字更形象，所以在選擇海報(bào)圖片時(shí)，我們大多遵循“一張圖片可以代替一千個(gè)字”的原則，并且使用少量的短的容易讀懂的句子。

名 牌

作為來(lái)賓參會(huì)的識(shí)別證，名牌除了可以方便來(lái)賓進(jìn)出會(huì)場(chǎng)，同時(shí)增加了彼此的聯(lián)系與會(huì)務(wù)的歸屬感。

名牌可依照大會(huì)的CIS去作整體設(shè)計(jì)，內(nèi)容有大會(huì)名稱(logo)、日期、地點(diǎn)，然后可用不同顏色區(qū)分各種身分，如：貴賓、演講人、與會(huì)者、工作人員、眷屬等。記住要提早一點(diǎn)設(shè)計(jì)印刷名牌，因?yàn)橐才抛銐驎r(shí)間將名字打上去，同時(shí)印刷數(shù)量要控制好，以免屆時(shí)有些顏色印太多，而有些卻不夠用。

各項(xiàng)獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯證書

不管在什么時(shí)候，會(huì)務(wù)上獲得的獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯或證書除了代表一份榮譽(yù)與肯定，還有一份滿滿的儀式感。

這些獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯一般應(yīng)該包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：獲獎(jiǎng)人姓名（或獲獎(jiǎng)單位名稱）、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲得何種獎(jiǎng)項(xiàng)（或種獲得何種榮譽(yù)稱號(hào)）、頒獎(jiǎng)單位名稱、頒獎(jiǎng)單位公章、頒獎(jiǎng)時(shí)間等。

另外，如果是參加一些學(xué)術(shù)交流會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等大型會(huì)務(wù)，如果主辦單位能在會(huì)后頒發(fā)一張出席證明，也就是與會(huì)證書，那還能收獲一波來(lái)賓的肯定與好評(píng)，并使會(huì)務(wù)達(dá)到二次宣傳的效果。

這些除了證明來(lái)賓有參與這個(gè)盛會(huì)之外，還是值得留存的一個(gè)紀(jì)念，所以很多主辦單位會(huì)花心思好好設(shè)計(jì)這張證書。